Informations sur la protection des données pour les partenaires commerciaux, prestataires de services et parties concernées

La présente note d’information vise à décrire la manière dont vos données personnelles seront traitées et à vous informer de vos droits en tant que partenaire commercial, prestataire de services ou autre partie concernée en vertu de la loi relative à la protection des données. Le type exact de données qui seront traitées ainsi que la manière dont elles seront utilisées dépendent principalement de votre catégorie d’activité ou du genre de services que vous offrez, par conséquent les informations qui suivent ne sont pas applicables à tous les cas.

1 Qui est responsable du traitement de vos données ?

Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft
Aktiengesellschaft in München
Königinstrasse 107
80802 München, Allemagne

Tél. : +49 (89) 38 91- 22 55
Fax : +49 (89) 39 91 7 22 55
E-mail : contact@munichre.com

Si vous avez des questions sur ces informations, vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données. Le Délégué à la protection des données peut être contacté par courrier à l’adresse susmentionnée, précédée de la mention « Data Protection Officer », ou bien par e-mail à l’adresse datenschutz@munichre.com.

2 Quelles données et sources utilisons-nous ?

Nous traitons les données personnelles que vous nous communiquez dans le cadre de notre relation commerciale. Nous traitons également, dans la mesure nécessaire, toutes les données personnelles que nous obtenons légitimement de sources relevant du domaine public (publications d’entreprise, rapports des médias, Internet par exemple) ou que nous recevons d’autres sociétés de réassurance faisant partie de notre Groupe. Les données personnelles en question incluent principalement vos coordonnées professionnelles, la fonction que vous occupez, notre correspondance commerciale avec vous et, éventuellement, vos intérêts professionnels.

3 À quelles fins et sur quelle base juridique vos données seront-elles traitées ?

Nous traitons vos données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD), à la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) et à toutes les autres lois applicables.

a. Pour remplir des obligations (pré)contractuelles (article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD)

Le traitement sera réalisé dans le cadre de la préparation, de l’exécution et de la résiliation de traités de réassurance quelle que soit la branche d’assurance concernée, en cas d’échanges avec d’autres services ou en cas de recours à des prestataires de services.

Nous traiterons vos données personnelles (principalement vos coordonnées professionnelles) essentiellement pour vous contacter et communiquer avec vous et/ou votre société, au sein de notre système de gestion des contacts.

b. Pour protéger nos intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD)

Le cas échéant, nous traiterons vos données au-delà du cadre de notre relation commerciale, aux fins des intérêts légitimes poursuivis par nous-mêmes ou par un tiers. Voici quelques exemples :

• envoi de cartes de vœux numériques ou postales à des partenaires commerciaux, par exemple à Noël ou pour des anniversaires d’entreprise ;
• envoi de brochures ou de dépliants à des partenaires commerciaux afin de les informer des activités actuelles de Munich Re ;
• transmission de données au sein de Munich Re (Groupe) dans notre système de gestion des contacts ;
• obtention de coordonnées au moyen de sources relevant du domaine public.

c. Sur la base de votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a, du RGPD)

Si vous consentez au traitement de vos données personnelles pour des finalités spécifiques, cet accord constitue la base juridique. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment. Cela s’applique également à la révocation de tout consentement donné avant l’entrée en vigueur du RGPD (c.-à-d. avant le 25 mai 2018). La révocation du consentement s’applique uniquement pour l’avenir et n’affecte pas la validité des données traitées jusqu’à la révocation.

Ce consentement est valable en particulier pour

• votre participation à des sondages anonymes et personnalisés afin d’améliorer la qualité de notre service ou dans le cadre d’événements et de séminaires, par exemple votre choix de sujets ou conférenciers. Les sondages nous aident à adapter nos moyens de communication, par exemple notre site Internet, à vos besoins. La participation à ces sondages s’effectue sur une base volontaire ; 
• l’envoi de newsletters afin de vous informer régulièrement des sujets d’actualité de Munich Re susceptibles de vous intéresser. Pour que vous puissiez vous abonner à une newsletter proposée sur notre site Internet, nous avons besoin de votre adresse e-mail ainsi que d’autres informations. Cela nous permet de vérifier si vous êtes le propriétaire de l’adresse e-mail fournie et acceptez de recevoir la newsletter. Nous utiliserons vos données pour vous envoyer les informations demandées. Un bouton « Se désabonner », situé à la fin de chaque newsletter, vous permet de ne plus recevoir la newsletter en question ou de refuser l’utilisation de vos données ;
• les informations ou les invitations à des évènements et séminaires. Nous traitons vos données personnelles pour vous envoyer des invitations à des évènements susceptibles de vous intéresser. Lorsque vous vous inscrivez à un séminaire ou à un évènement, nous vous envoyons les informations nécessaires à cet égard. Ces informations incluent des e-mails en rapport avec la procédure d’inscription, le lieu et le programme, ainsi que des questionnaires d’enquête sur votre avis concernant le séminaire. Nous enregistrons vos informations d’inscription à l’évènement ou au séminaire dans notre système de gestion des contacts ;
• l’envoi d’informations en rapport avec les sujets que vous avez indiqués. Lors de l’inscription à une newsletter, vous pouvez indiquer vos propres domaines d’intérêt (par exemple Internet des objets, informatique, assurance Vie). Ces informations nous permettent de vous envoyer des informations plus ciblées. Cela peut notamment se traduire par l’envoi d’une newsletter ou d’invitations à des évènements susceptibles de vous intéresser.
• les informations contenues dans les cookies personnalisés. Si vous avez consenti à la collecte de vos données et à la création d’un profil correspondant aux sujets qui vous intéressent, nous enregistrerons vos données et domaines d’intérêt et les collecterons en conséquence. À cette fin, nous utilisons des cookies personnalisés. Cela nous permet de vous reconnaître personnellement lorsque vous utilisez nos supports numériques (notre site Internet par exemple) et de vous fournir des informations plus pertinentes et qui vous correspondent mieux. Les cookies sont de petits fichiers qui contrôlent l’aspect et les fonctionnalités de notre site Internet. Ils n’endommagent pas votre ordinateur et ne contiennent pas de virus. Vous pouvez bien sûr supprimer les cookies de votre navigateur Internet à tout moment.

Exemples :

• Si vous avez indiqué être intéressé(e) par l’Internet des objets, nous pouvons vous envoyer des informations utiles à ce sujet ou un dépliant. Vous pouvez bien sûr vous désabonner à tout moment.
• Si nous avons la possibilité d’identifier les sujets qui vous intéressent au moyen de liens personnalisés dans les newsletters ou sur notre site Internet, nous sommes alors à même de vous fournir des informations plus pertinentes et intéressantes. Si vous vous êtes abonné(e) à l’une de nos newsletters générales et si vous cliquez sur un lien dans la newsletter, nous considérons qu’il s’agit d’un sujet qui vous intéresse particulièrement. Nos pages Internet peuvent alors être adaptées spécialement à vos besoins, ce qui vous permet d’accéder plus simplement et plus rapidement aux informations souhaitées.
• Si nous connaissons les sujets qui vous intéressent, nous pouvons vous inviter à des évènements et séminaires susceptibles de vous plaire. Si nous savons à quelles parties d’un évènement ou d’un séminaire vous avez participé, nous pouvons leur apporter des améliorations dans le futur ou mettre à votre disposition des informations plus appropriées. Vous avez également la possibilité de participer à des enquêtes pendant et après les évènements, si vous le souhaitez. Vos commentaires personnels nous aident à sélectionner les sujets ou conférenciers appropriés.

Si vous ne souhaitez pas que nous consolidions vos données (création d’un profil), vous pouvez refuser de donner votre consentement ou le révoquer ultérieurement sans fournir de motif. Si vous refusez de donner votre consentement, ou si vous le révoquez ultérieurement, nous ne collecterons pas vos informations dans un profil correspondant à vos domaines d’intérêt. Cela signifie que nous ne serons pas en mesure de vous identifier en tant qu’individu intéressé par certains sujets et que nous ne pourrons pas vous envoyer d’informations ciblées.

Nous enregistrerons vos données personnelles telles que vos domaines d’intérêt et consentements à recevoir des newsletters, invitations à des évènements et séminaires, réponses à des sondages et consentements quant au profilage ou autres, dans notre système de gestion des contacts. Vos consentements y seront enregistrés et pourront être examinés si vous le souhaitez.

d. Sur la base d’une obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c, du RGPD)

Nous traiterons également vos données pour répondre à des obligations légales, reposant sur des dispositions en matière de surveillance par exemple, ou pour comparer vos données à des listes de sanctions, conformément aux règles antiterroristes (Règlement n° 2580/2001 du Conseil, par exemple).

4 Qui reçoit vos données ? À quelles catégories de destinataires sommes-nous susceptibles de communiquer vos données ?

Seul le personnel au sein de Munich Re (Groupe) ayant besoin de vos données pour les finalités susmentionnées y aura accès.

Prestataires de services externes :
Dans certains cas, nous faisons appel à des prestataires de services externes afin de répondre à nos obligations légales et contractuelles. L’externalisation est nécessaire, par exemple lors de la création de contenu pour notre site Internet ou pour l’envoi de newsletters. Nous avons signé des accords de protection des données correspondants avec ces prestataires de services. 

Les prestataires de services auxquels nous faisons appel pour vous envoyer les informations requises (telles que les brochures par courrier, les newsletters électroniques) recevront les données personnelles nécessaires. Les catégories de prestataires de services sont disponibles ici.

Sociétés faisant partie de Munich Re (Groupe) :
Seul le personnel autorisé au sein de notre groupe de réassurance international a accès à notre système de gestion des contacts.

5 Combien de temps conservons-nous vos données ?

En règle générale, nous rendons anonymes ou supprimons vos données personnelles dès lors qu’elles ne sont plus nécessaires pour les finalités susmentionnées, sauf si les règles de documentation ou de conservation légales  nous obligent à les conserver plus longtemps. Nous conserverons vos données personnelles pendant une durée supérieure uniquement dans des cas exceptionnels, lorsque cela est jugé nécessaire en vertu de réclamations présentées contre Munich Re (Groupe) (durée limite légale de 30 ans).

6 Comment transmettons-nous les données aux pays hors Europe ?

Si nous avons besoin de transférer vos données personnelles à des prestataires de services situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE), nous le ferons uniquement si la Commission européenne a confirmé que le niveau de protection des données du pays en question est suffisant, ou si la protection des données est suffisamment garantie d’une autre manière (par exemple, au moyen de dispositions de protection des données internes contraignantes ou par l’application de clauses contractuelles standard de la Commission européenne).

Les sociétés faisant partie de Munich Re Groupe) ont adopté des règles d’entreprise contraignantes sur la protection des données :
Binding-Corporate-Rules-en.pdf). Des garanties appropriées en matière de protection des données ont donc été mises en place à l’échelle internationale au sein de ces sociétés du Groupe. Vous pouvez obtenir des informations supplémentaires à ce sujet et concernant le niveau de protection des données de nos prestataires de services de pays tiers auprès des contacts susmentionnés.

7 De quels droits disposez-vous en matière de protection des données ?

Outre votre droit d’opposition, vous disposez d’un droit d’information, d’un droit de rectification ou de suppression des données sous certaines conditions, ainsi que d’un droit à limiter le traitement des données. Sur demande, vous pourrez avoir accès aux données que vous nous avez communiquées, dans un format structuré, accessible et lisible par machine. Veuillez écrire à l’adresse susmentionnée pour exercer ces droits.

Droit d’opposition
Si nous traitons vos données dans le but de protéger des intérêts légitimes, vous pouvez vous opposer à ce traitement pour des motifs liés à votre situation particulière. Nous interromprons alors le traitement, sauf si nous avons des intérêts légitimes incontestables à le faire qui outrepassent vos motifs. Après avoir donné votre consentement, vous êtes autorisé(e) à le révoquer ultérieurement, sans aucune conséquence.

8 Vous souhaitez déposer une réclamation sur la manière dont vos données sont gérées ?

Vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données susmentionné ou les autorités de protection des données. L’autorité responsable dans notre cas est :

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07, France, Tel: +33 (0)1.53.73.22.22

https://www.cnil.fr

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (Autorité de protection des données de Bavière pour le secteur privé), Promenade 27, 91522 Ansbach, Allemagne, Tél. : +49 (0) 981 53 1300, e-mail : poststelle@lda.bayern.de ou https://www.lda.bayern.de/en/contact.html

9 Êtes-vous obligé(e) de communiquer vos données ?

Nous avons besoin de vos données personnelles notamment pour vous envoyer les informations demandées, la newsletter à laquelle vous êtes abonné(e) ou des invitations à des évènements. Sans ces données, Munich Re n’est pas en mesure de fournir les services que vous lui demandez.