Konzernweit verbindliche Verhaltensregeln
Die Einhaltung von geltenden Gesetzen sowie unternehmensinternen Vorgaben (Compliance) ist für alle Mitarbeiter von Munich Re (Gruppe) verbindlich. Um regelkonformes Verhalten zu gewährleisten, haben wir konzernweit geltende Compliance-Mindestanforderungen sowie geeignete Präventions- und Kontrollmaßnahmen etabliert.
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Compliance ist die Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeiters von Munich Re (Gruppe). Auf der Grundlage des Verhaltenskodexes (Code of Conduct) der Munich Re (Gruppe) sowie weiterer (Selbst-)Verpflichtungen zu verantwortungsvollem Handeln verpflichten sich alle Mitarbeiter, integer und verlässlich zu handeln. Dabei sollen sie alles vermeiden, was Munich Re (Gruppe) schaden könnte. Geschäftsentscheidungen müssen unter Beachtung von Recht, Gesetz und internen Regelungen getroffen werden. Unsere Führungskräfte tragen eine besondere Verantwortung, um Compliance als integralen Bestandteil der Geschäftsprozesse umzusetzen. Sie haben eine Vorbildfunktion für ihre Mitarbeiter sowie die Pflicht, dafür zu sorgen, dass in ihrem Verantwortungsbereich nach Recht, Gesetz und internen Regelungen gehandelt wird. Alle Mitarbeiter erhalten den Verhaltenskodex sowie weitere (Selbst)-Verpflichtungen zu verantwortungsvollem Handeln und absolvieren ein verpflichtendes e-learning Programm zum Verhaltenskodex.
ERGO misst einer hochwertigen Kundenberatung größte Bedeutung bei. Dies zeigt sich am bereits im Jahre 2012 erfolgten Beitritt zum GDV-Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten. Dieser Kodex verpflichtet die beigetretenen Versicherer und Ihre Vermittler nicht nur auf hohe Standards in Bezug auf Beratung und Vermittlung, sondern auch dazu, deren Einhaltung regelmäßig von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer beurteilen zu lassen. KPMG bestätigte ERGO inzwischen zum dritten Mal die Wirksamkeit der Umsetzung der Inhalte des Kodex.
Gruppenweites Compliance Management System („CMS“)
Munich Re (Gruppe) hat ein CMS entwickelt, dass sich an externen Standards orientiert und sorgfältig auf die Spezifika von Munich Re (Gruppe) zugeschnitten wurde. Das CMS bildet das methodische Grundgerüst für die strukturierte Umsetzung der Frühwarn-, Risikokontroll-, Beratungs- und Überwachungsfunktionen innerhalb der MR (Gruppe).
Mit dem CMS sollen folgende Ziele erreicht werden:
- Verhindern von externen und internen Regelverstößen durch adäquate Normen und Regelungen, Kommunikation, Schulung und Beratung von Führungskräften und Mitarbeitern (Prävention);
- Steuern und Überwachen wesentlicher Compliance-Risiken, sowie Untersuchen, Abstellen und Beheben potenzieller Verstöße, die trotz geeigneter Maßnahmen auftreten können (Aufdeckung);
- Regelmäßige Berichterstattung über und kontinuierliche Verbesserung des CMS (Reaktion).
Die nachstehende Graphik verdeutlicht diesen Ansatz:
Compliance Kultur
Compliance-Organisation
Compliance-Normen
Beratungsfunktion
Kommunikation und Schulung
Compliance-Risiken
Das Management von Rechtsänderungen ist Teil der Risikosteuerung, um mögliche Auswirkungen von Änderungen im rechtlichen Umfeld rechtzeitig beurteilen zu können.
Überwachung
Interne Untersuchungen
Kontinuierliche Verbesserung
Compliance-Berichte
Whistleblowing / Hinweisgeber-Portal
Verstöße gegen interne oder externe Regelungen können schwerwiegende Folgen für Munich Re, unsere Gruppe, unsere Mitarbeiter sowie unsere Geschäftspartner haben – die frühzeitige Verhinderung bzw. Aufdeckung von Fehlverhalten schützt uns also alle.
Um diesen Anspruch zu erfüllen und unseren hohen ethischen Standards gerecht zu werden, sind wir alle bei Munich Re dafür verantwortlich, mögliche Compliance-Verstöße zu verhindern, aufzudecken und darauf zu reagieren und damit verpflichtet, mutmaßliches Fehlverhalten oder Verstöße zu melden. Munich Re nimmt jeden Hinweis auf mögliches Fehlverhalten oder mögliche Compliance-Verstöße sehr ernst und geht jedem Verdachtsfall sorgfältig nach .
Das Hinweisgeber-Portal von Munich Re
Einer der zahlreiche Kanäle, die Munich Re jedem (siehe auch FAQ 1) zur vertraulichen Meldung von möglichen Fehlverhalten oder möglichen Compliance-Verstößen anbietet, ist das sichere und vertrauliche Hinweisgeber-Portal.
Das Hinweisgeber-Portal ist weltweit, jederzeit und auf Wunsch anonym erreichbar unter:
FAQs:
1. Wer kann eine Meldung abgeben?
2. Was kann ich melden?
Gemeldet werden können potenzielle Compliance-Verstöße (die sich ereignet haben oder wahrscheinlich sind) unter anderem zu den folgenden Schwerpunkten:
- Korruption/Bestechung
- Sonstige Wirtschaftsvergehen (Betrug, Unterschlagung etc.)
- Datenschutz
- Wettbewerbs-/Kartellverstöße
- Insiderhandel/Marktmanipulation
- Aufsichtsrecht
- Geldwäschebekämpfung (AML)
- Sanktionen
- Informationssicherheit
- Menschenrechte bzw. andere ESG-Aspekte
sowie zu weiteren Themen, die nicht notwendigerweise unter einen der vorstehend genannten Schwerpunkte fallen oder die den Zielen bzw. Zwecken etwaiger zugrundeliegender (gesetzlicher oder interner) Regeln bzw. Vorschriften zuwiderlaufen.
Informationen über das Beschwerdeverfahren nach dem Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (LkSG) finden Sie in der Verfahrensordnung.
3. Warum soll ich eine Meldung abgeben?
Erfahrung, Finanzkraft und ein erstklassiger Service machen Munich Re zum ersten Ansprechpartner in allen Fragen rund ums Risiko. Neben Kompetenz und Leistung legen wir großen Wert auf fairen Umgang mit unseren Mitarbeitern und Geschäftspartnern. Dazu gehört auch die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, des unternehmensinternen Code of Conduct und der daraus resultierenden Regelungen.
Vielleicht haben Sie Kenntnis von Verhaltensweisen oder Umständen, die Munich Re schädigen und im Extremfall sogar existenzgefährdend sein können. Durch Ihren Hinweis leisten Sie einen wichtigen Beitrag, um Vermögens- und Reputationsrisiken frühzeitig aufzudecken und Schäden zu vermeiden.
4. Wo kann ich meine Meldung abgeben?
Sie können dort wählen, ob Sie Ihre Meldung an Group Compliance and Legal (GCL), den zentralen Ombudsmann von Munich Re und/oder – soweit gesetzlich verlangt – an die jeweilige(n) Compliance-Funktion(en) in einzelnen lokalen Gesellschaften richten. Ihre Meldung wird nur für diejenigen Compliance-Funktionen sichtbar sein, denen Sie die Informationen mitteilen wollen.
Neben dem Hinweisgeber-Portal der Munich Re können sich Hinweisgeber natürlich auch per Post, per Hauspost oder per E-Mail an die zentrale Compliance-Abteilung von Munich Re (Group Compliance and Legal (GCL)) wenden:
Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft Aktiengesellschaft
München Group Compliance and Legal
Königinstraße 107
80802 München
E-Mail: group.whistleblowing@munichre.com
Im Falle einer persönlichen Benachrichtigung vereinbaren Sie bitte im Voraus einen Termin per E-Mail.
- Markus Brinkmann ist Ombudsmann von Munich Re. Sie können folgende Kontaktmöglichkeiten nutzen (Telefon, Postanschrift, frei formulierte E-Mail von Munich Re Rechner oder privatem Rechner):
Markus Brinkmann
Partner, Leiter Forensic, Risk & Compliance, CFE
BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Fuhlentwiete 12
20355 Hamburg, Germany
Markus Brinkmann erreichen Sie telefonisch unter der folgenden Telefonnummer, die ausschließlich für seine Tätigkeit als Ombudsmann bereitgestellt wird: 0800-6645895.
Der Ombudsmann ist von 9.00 Uhr bis 19.00 Uhr zu erreichen. Sollte er zwischen den oben genannten Zeiten vorübergehend nicht erreichbar sein, können Sie eine Nachricht auf seiner Mailbox hinterlassen.
E-Mail: ombudsmann.mr@bdo.de
Zudem können Mitarbeiter von Munich Re, die Hinweise auf einen potenziellen Compliance-Verstoß haben, diese zunächst in ihrem unmittelbaren Arbeitsumfeld, insbesondere an ihren Vorgesetzten, ihrer Personalabteilung oder an den lokalen/regionalen Compliance-Officer richten. Auch der Datenschutzbeauftragte in München, der zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, steht zur Verfügung, wenn es um den Schutz personenbezogener Daten geht.
Jede Meldung ist erwünscht und Vergeltungsmaßnahmen sind nicht zu befürchten (siehe auch FAQ 9). Wir ermutigen Sie, die oben genannten Kontakte zu nutzen. Darüber hinaus können potenzielle Compliance-Verstöße selbstverständlich auch die jeweils örtlich zuständigen Behörden gemeldet werden.
5. Wie kann ich einen Hinweis abgeben ?
Die Texteingabemaske ist in Deutsch und Englisch verfügbar. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Meldung in jedweder Sprache verfassen können. Die Meldung ist kostenlos und kann von jedem Ort der Welt und zu jeder Zeit genutzt werden.
Sie werden in fünf Schritten durch den Meldeprozess geführt, einschließlich einer Kategorisierung des gemeldeten Themas und der Auswahl der Compliance-Funktion, an die Sie melden möchten. Im freien Textfeld stehen Ihnen 5.000 Zeichen zur Verfügung, was einer ganzen DIN-A4-Seite entspricht. Sie können Ihrer Meldung auch kleinere Dateien mit einer Größe von bis zu 5 MB beifügen. Die Hinweisgeber-Portal ermöglicht auch die Einrichtung einer geschützten Mailbox-Funktion ("Postkasten", siehe FAQ 6), die es der zuständigen Compliance-Funktion ermöglicht, mit Ihnen in Kontakt zu treten, falls es Fragen gibt.
6. Was geschieht nach der Abgabe meiner Meldung? Erhalte ich eine Rückmeldung?
Die zuständige Compliance-Funktion wird Ihre Meldung bearbeiten, d. h. die Angaben prüfen und erforderlichenfalls eine Untersuchung einleiten.
Sofern Sie einen Kommunikationskanal gewählt haben, über den die zuständige Compliance-Funktion mit Ihnen in Kontakt treten kann (z. B. über den geschützten Postkasten innerhalb des Hinweisgeber-Portals), erhalten Sie darüber hinaus innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung des Eingangs Ihrer Meldung und eine weitere Rückmeldung spätestens nach drei Monaten.
Wir ermutigen Sie daher, einen geschützten Postkasten innerhalb des Hinweisgebersystems einzurichten, da die zuständige Compliance-Funktion Sie so auch im Fall weiterer Fragen kontaktieren kann.
7. Ist meine Meldung vertraulich/anonym?
Ja, Ihre Meldung ist vertraulich!
Sie können wählen, ob Sie anonym bleiben oder Ihren Namen angeben wollen.
Sollten Sie sich dafür entscheiden, Ihren Namen anzugeben, garantieren wir, dass Ihre Identität nur gegenüber den unmittelbar mit der Fallbearbeitung betrauten Personen offengelegt wird. Sobald die Bearbeitung des Falls abgeschlossen ist, werden Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
In jedem Fall sind die Geheimhaltung und Ihr Schutz als Hinweisgeber oberste Priorität und Leitprinzip unseres Hinweisgeber-Portals und alle Meldungen werden auf der Grundlage eines strikten „begründeten Informationsbedarfs („Need to know“)“ bearbeitet. Ihre Meldung wird nur für diejenigen Compliance-Funktionen sichtbar sein, denen Sie die Informationen mitteilen wollen.
8. Wie kann ich eine Antwort empfangen und gleichzeitig anonym bleiben?
Das Prinzip von BKMS® besteht darin, die Identität des Hinweisgebers zu schützen. Die Anonymitätsfunktion des Systems ist zertifiziert und kann von Ihnen jederzeit überprüft werden
Verschlüsselungen und sonstige spezielle Sicherheitsmaßnahmen sorgen dafür, dass Ihre Meldung jederzeit anonym bleibt. Zu keinem Zeitpunkt während des Prozesses werden Sie aufgefordert, persönliche Daten anzugeben.
Der für Ihre Meldung zuständige Bearbeiter wird Sie über Ihren geschützten Postkasten (siehe FAQ 6) kontaktieren, um Sie über den Stand Ihrer Meldung auf dem Laufenden zu halten oder weitere Fragen zu stellen, sofern bestimmte Punkte einer Klärung bedürfen – Ihre Anonymität bleibt während dieses Vorgangs jederzeit gewahrt.
9. Muss ich Vergeltungsmaßnahmen aufgrund meiner Meldung fürchten?
Nein!
Solange Sie nachvollziehbare Gründe haben, anzunehmen, dass die gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt Ihrer Meldung der Wahrheit entsprochen haben, müssen Sie keine Vergeltungsmaßnahmen als Konsequenz aus Ihrer Meldung fürchten und jeder diesbezügliche Versuch würde für sich genommen als schwerwiegender Compliance-Verstoß gewertet. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie aufgrund Ihrer Meldung eingeschüchtert werden oder Vergeltungsmaßnahmen gegen Sie ergriffen werden, melden Sie sich bitte über das Hinweisgeber-Portal. Solche Einschüchterungen oder Vergeltungsmaßnahmen werden ebenfalls geprüft und gegebenenfalls gemäß den oben beschriebenen Verfahren weiter untersucht.
Im umgekehrten Fall gilt, dass auch die vorsätzliche Abgabe einer falschen Meldung einen ernsten Compliance-Verstoß darstellt und schwerwiegende strafrechtliche und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Im umgekehrten Fall kann der Verdacht auf einen Compliance-Verstoß durch eine andere Person schwerwiegende Folgen für die Betroffenen haben. Aus diesem Grund ist das Hinweisgeber-Portal verantwortungsvoll zu nutzen. Hinweisgeber sind angehalten, nur Hinweise zu geben, von deren Richtigkeit sie nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt sind. Die vorsätzliche Abgabe einer falschen Meldung stellt einen ernsten Compliance-Verstoß dar und kann schwerwiegende strafrechtliche und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Weitere Informationen
Know your Customer (KYC)
Für Rückfragen können Sie sich gerne an uns wenden.
