Entdecken Sie die Munich Re Gruppe

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Konzernweit verbindliche Verhaltensregeln

Die Einhaltung von geltenden Gesetzen sowie unternehmensinternen Vorgaben (Compliance) ist für alle Mitarbeiter von Munich Re (Gruppe) verbindlich. Um regelkonformes Verhalten zu gewährleisten, haben wir konzernweit geltende Compliance-Mindestanforderungen sowie geeignete Präventions- und Kontrollmaßnahmen etabliert.

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    Compliance ist die Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeiters von Munich Re (Gruppe). Auf der Grundlage des Verhaltenskodexes (Code of Conduct) der Munich Re (Gruppe) sowie weiterer (Selbst-)Verpflichtungen zu verantwortungsvollem Handeln verpflichten sich alle Mitarbeiter, integer und verlässlich zu handeln. Dabei sollen sie alles vermeiden, was Munich Re (Gruppe) schaden könnte. Geschäftsentscheidungen müssen unter Beachtung von Recht, Gesetz und internen Regelungen getroffen werden. Unsere Führungskräfte tragen eine besondere Verantwortung, um Compliance als integralen Bestandteil der Geschäftsprozesse umzusetzen. Sie haben eine Vorbildfunktion für ihre Mitarbeiter sowie die Pflicht, dafür zu sorgen, dass in ihrem Verantwortungsbereich nach Recht, Gesetz und internen Regelungen gehandelt wird. Alle Mitarbeiter erhalten den Verhaltenskodex sowie weitere (Selbst)-Verpflichtungen zu verantwortungsvollem Handeln und absolvieren ein verpflichtendes e-learning Programm zum Verhaltenskodex.

    ERGO misst einer hochwertigen Kundenberatung größte Bedeutung bei. Dies zeigt sich am bereits im Jahre 2012 erfolgten Beitritt zum GDV-Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten. Dieser Kodex verpflichtet die beigetretenen Versicherer und Ihre Vermittler nicht nur auf hohe Standards in Bezug auf Beratung und Vermittlung, sondern auch dazu, deren Einhaltung regelmäßig von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer beurteilen zu lassen. KPMG bestätigte ERGO inzwischen zum dritten Mal die Wirksamkeit der Umsetzung der Inhalte des Kodex.

    Gruppenweites Compliance Management System („CMS“)

    Munich Re (Gruppe) hat ein CMS entwickelt, dass sich an externen Standards orientiert und sorgfältig auf die Spezifika von Munich Re (Gruppe) zugeschnitten wurde. Das CMS bildet das methodische Grundgerüst für die strukturierte Umsetzung der Frühwarn-, Risikokontroll-, Beratungs- und Überwachungsfunktionen innerhalb der MR (Gruppe).

    Mit dem CMS sollen folgende Ziele erreicht werden:

    • Verhindern von externen und internen Regelverstößen durch adäquate Normen und Regelungen, Kommunikation, Schulung und Beratung von Führungskräften und Mitarbeitern (Prävention);
    • Steuern und Überwachen wesentlicher Compliance-Risiken, sowie Untersuchen, Abstellen und Beheben potenzieller Verstöße, die trotz geeigneter Maßnahmen auftreten können (Aufdeckung);
    • Regelmäßige Berichterstattung über und kontinuierliche Verbesserung des CMS (Reaktion).

    Die nachstehende Graphik verdeutlicht diesen Ansatz: 

    Compliance Kultur
    Die Compliance-Kultur bildet den Rahmen unserer Geschäftstätigkeit und bezieht sich auf unsere Kernwerte, insbesondere formuliert im Munich Re (Gruppe) Verhaltenskodex – dem zentralen Standard für das Verhalten aller Mitarbeiter der MR (Gruppe). 
    Compliance-Organisation umfasst die Gestaltung der Organisationsstruktur der Compliance-Funktion samt Festlegung der Aufgaben, Zuständigkeiten und Schnittstellen. 
    Compliance-Normen beinhalten eine Reihe von Mindestanforderungen hauptsächlich im Hinblick auf angemessene Maßnahmen zur Verhinderung und Minderung wesentlicher Compliance-Risiken. 
    Die Beratungsfunktion beantwortet Anfragen zu Compliance-Themen im Einzelfall oder gibt allgemeine Empfehlungen ab und zeigt auf, wie Compliance-Risiken bewertet und gemindert werden können. 
    Kommunikation und Schulung zielen darauf ab, das Bewusstsein für Compliance-Risiken zu schärfen und sicher mit diesen umzugehen. Beides erfolgt zielgruppenorientiert.
    Das Steuern von Compliance-Risiken beruht auf einer gruppenweit einheitlichen Methodik. Die wesentlichen Compliance-Risiken für die Gruppe werden regelmäßig analysiert und der Geschäftsleitung berichtet. Zu den Risikoschwerpunkten zählen u.a. Datenschutz, Finanzsanktionen, Kartellrecht, Geldwäsche, Vertriebscompliance und Korruption.
    Das Management von Rechtsänderungen ist Teil der Risikosteuerung, um mögliche Auswirkungen von Änderungen im rechtlichen Umfeld rechtzeitig beurteilen zu können. 
    Im Rahmen der Überwachung wird beurteilt, ob die eingesetzten Maßnahmen zur Minderung wesentlicher Compliance-Risiken angemessen und wirksam sind. 
    Interne Untersuchungen werden von der Compliance-Funktion durchgeführt, wenn ein Verdacht auf gesetzeswidrige Handlungen und/oder Fehlverhalten innerhalb des Unternehmens besteht oder dies behauptet wird.
    Kontinuierliche Verbesserung bedeutet, das CMS insbesondere hinsichtlich der Ergebnisse der Risikosteuerung und Überwachungen sowie der internen Untersuchungen regelmäßig zu überprüfen und erforderlichenfalls anzupassen.
    Die Compliance-Berichte werden den relevanten Gremien ad hoc, regelmäßig und in einer geeigneten Form vorgelegt. 
    Der Umfang und die Art der Durchführung der Compliance-Aktivitäten in einer Gesellschaft von Munich Re (Gruppe) orientieren sich an deren Risikoprofil.

    Whistleblowing / Hinweisgeber-Portal

    Verstöße gegen interne oder externe Regelungen können schwerwiegende Folgen für Munich Re, unsere Gruppe, unsere Mitarbeiter sowie unsere Geschäftspartner haben – die frühzeitige Verhinderung bzw. Aufdeckung von Fehlverhalten schützt uns also alle.

    Um diesen Anspruch zu erfüllen und unseren hohen ethischen Standards gerecht zu werden, sind wir alle bei Munich Re dafür verantwortlich, mögliche Compliance-Verstöße zu verhindern, aufzudecken und darauf zu reagieren und damit verpflichtet, mutmaßliches Fehlverhalten oder Verstöße zu melden. Munich Re nimmt jeden Hinweis auf mögliches Fehlverhalten oder mögliche Compliance-Verstöße sehr ernst und geht jedem Verdachtsfall sorgfältig nach .

    Das Hinweisgeber-Portal von Munich Re

    Einer der zahlreiche Kanäle, die Munich Re jedem (siehe auch FAQ 1) zur vertraulichen Meldung von möglichen Fehlverhalten oder möglichen Compliance-Verstößen anbietet, ist das sichere und vertrauliche Hinweisgeber-Portal.

    Das Hinweisgeber-Portal ist weltweit, jederzeit und auf Wunsch anonym erreichbar unter:

    Bei der Nutzung des Hinweisgeber-Portals von Munich Re werden die Hinweisgeber Schritt für Schritt durch den Meldeprozess geführt und können wählen, ob Sie Ihre Meldung an Group Compliance and Legal (GCL), den zentralen Ombudsmann von Munich Re und/oder – soweit gesetzlich verlangt – an die jeweilige(n) Compliance-Funktion(en) in einzelnen lokalen Gesellschaften richten, die dann für die Weiterverfolgung der Meldung(en) zuständig sind.

    FAQs:

    Jede/r kann eine Meldung abgeben. Unter anderem gilt dies für unsere eigenen Mitarbeiter, unsere Kunden/Auftraggeber, Dienstleister/Lieferanten und weiteren Geschäftspartner sowie die Öffentlichkeit im Allgemeinen. Jede Person, die eine Meldung abgeben will, wird nachfolgend als „Hinweisgeber“ bezeichnet. 

    Gemeldet werden können potenzielle Compliance-Verstöße (die sich ereignet haben oder wahrscheinlich sind) unter anderem zu den folgenden Schwerpunkten:

    • Korruption/Bestechung
    • Sonstige Wirtschaftsvergehen (Betrug, Unterschlagung etc.)
    • Datenschutz
    • Wettbewerbs-/Kartellverstöße
    • Insiderhandel/Marktmanipulation
    • Aufsichtsrecht
    • Geldwäschebekämpfung (AML)
    • Sanktionen
    • Informationssicherheit
    • Menschenrechte bzw. andere ESG-Aspekte

      sowie zu weiteren Themen, die nicht notwendigerweise unter einen der vorstehend genannten Schwerpunkte fallen oder die den Zielen bzw. Zwecken etwaiger zugrundeliegender (gesetzlicher oder interner) Regeln bzw. Vorschriften zuwiderlaufen.

    Informationen über das Beschwerdeverfahren nach dem Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (LkSG) finden Sie in der Verfahrensordnung.

    Erfahrung, Finanzkraft und ein erstklassiger Service machen Munich Re zum ersten Ansprechpartner in allen Fragen rund ums Risiko. Neben Kompetenz und Leistung legen wir großen Wert auf fairen Umgang mit unseren Mitarbeitern und Geschäftspartnern. Dazu gehört auch die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, des unternehmensinternen Code of Conduct und der daraus resultierenden Regelungen.

    Vielleicht haben Sie Kenntnis von Verhaltensweisen oder Umständen, die Munich Re schädigen und im Extremfall sogar existenzgefährdend sein können. Durch Ihren Hinweis leisten Sie einen wichtigen Beitrag, um Vermögens- und Reputationsrisiken frühzeitig aufzudecken und Schäden zu vermeiden.

    Der Zugang zum Hinweisgeber-Portal erfolgt unter:

    Sie können dort wählen, ob Sie Ihre Meldung an Group Compliance and Legal (GCL), den zentralen Ombudsmann von Munich Re und/oder – soweit gesetzlich verlangt – an die jeweilige(n) Compliance-Funktion(en) in einzelnen lokalen Gesellschaften richten. Ihre Meldung wird nur für diejenigen Compliance-Funktionen sichtbar sein, denen Sie die Informationen mitteilen wollen.

    Neben dem Hinweisgeber-Portal der Munich Re können sich Hinweisgeber natürlich auch per Post, per Hauspost oder per E-Mail an die zentrale Compliance-Abteilung von Munich Re (Group Compliance and Legal (GCL)) wenden:

    Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft Aktiengesellschaft
    München Group Compliance and Legal
    Königinstraße 107
    80802 München

    E-Mail: group.whistleblowing@munichre.com

    Im Falle einer persönlichen Benachrichtigung vereinbaren Sie bitte im Voraus einen Termin per E-Mail.

    • Markus Brinkmann ist Ombudsmann von Munich Re. Sie können folgende Kontaktmöglichkeiten nutzen (Telefon, Postanschrift, frei formulierte E-Mail von Munich Re Rechner oder privatem Rechner):

      Markus Brinkmann
      Partner, Leiter Forensic, Risk & Compliance, CFE
      BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
      Fuhlentwiete 12
      20355 Hamburg, Germany

      Markus Brinkmann erreichen Sie telefonisch unter der folgenden Telefonnummer, die ausschließlich für seine Tätigkeit als Ombudsmann bereitgestellt wird: 0800-6645895.
      Der Ombudsmann ist von 9.00 Uhr bis 19.00 Uhr zu erreichen. Sollte er zwischen den oben genannten Zeiten vorübergehend nicht erreichbar sein, können Sie eine Nachricht auf seiner Mailbox hinterlassen.
      E-Mail: ombudsmann.mr@bdo.de

      Zudem können Mitarbeiter von Munich Re, die Hinweise auf einen potenziellen Compliance-Verstoß haben, diese zunächst in ihrem unmittelbaren Arbeitsumfeld, insbesondere an ihren Vorgesetzten, ihrer Personalabteilung oder an den lokalen/regionalen Compliance-Officer richten. Auch der Datenschutzbeauftragte in München, der zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, steht zur Verfügung, wenn es um den Schutz personenbezogener Daten geht. 

      Jede Meldung ist erwünscht und Vergeltungsmaßnahmen sind nicht zu befürchten (siehe auch FAQ 9). Wir ermutigen Sie, die oben genannten Kontakte zu nutzen. Darüber hinaus können potenzielle Compliance-Verstöße selbstverständlich auch die jeweils örtlich zuständigen Behörden gemeldet werden.
    Die detaillierten Prozessschritte werden im Hinweisgeber-Portal beschrieben:

    Die Texteingabemaske ist in Deutsch und Englisch verfügbar. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Meldung in jedweder Sprache verfassen können. Die Meldung ist kostenlos und kann von jedem Ort der Welt und zu jeder Zeit genutzt werden.

    Sie werden in fünf Schritten durch den Meldeprozess geführt, einschließlich einer Kategorisierung des gemeldeten Themas und der Auswahl der Compliance-Funktion, an die Sie melden möchten. Im freien Textfeld stehen Ihnen 5.000 Zeichen zur Verfügung, was einer ganzen DIN-A4-Seite entspricht. Sie können Ihrer Meldung auch kleinere Dateien mit einer Größe von bis zu 5 MB beifügen. Die Hinweisgeber-Portal ermöglicht auch die Einrichtung einer geschützten Mailbox-Funktion ("Postkasten", siehe FAQ 6), die es der zuständigen Compliance-Funktion ermöglicht, mit Ihnen in Kontakt zu treten, falls es Fragen gibt.

    Die zuständige Compliance-Funktion wird Ihre Meldung bearbeiten, d. h. die Angaben prüfen und erforderlichenfalls eine Untersuchung einleiten.

    Sofern Sie einen Kommunikationskanal gewählt haben, über den die zuständige Compliance-Funktion mit Ihnen in Kontakt treten kann (z. B. über den geschützten Postkasten innerhalb des Hinweisgeber-Portals), erhalten Sie darüber hinaus innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung des Eingangs Ihrer Meldung und eine weitere Rückmeldung spätestens nach drei Monaten.

    Wir ermutigen Sie daher, einen geschützten Postkasten innerhalb des Hinweisgebersystems einzurichten, da die zuständige Compliance-Funktion Sie so auch im Fall weiterer Fragen kontaktieren kann.

    Ja, Ihre Meldung ist vertraulich!

    Sie können wählen, ob Sie anonym bleiben oder Ihren Namen angeben wollen.

    Sollten Sie sich dafür entscheiden, Ihren Namen anzugeben, garantieren wir, dass Ihre Identität nur gegenüber den unmittelbar mit der Fallbearbeitung betrauten Personen offengelegt wird. Sobald die Bearbeitung des Falls abgeschlossen ist, werden Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

    In jedem Fall sind die Geheimhaltung und Ihr Schutz als Hinweisgeber oberste Priorität und Leitprinzip unseres Hinweisgeber-Portals und alle Meldungen werden auf der Grundlage eines strikten „begründeten Informationsbedarfs („Need to know“)“ bearbeitet. Ihre Meldung wird nur für diejenigen Compliance-Funktionen sichtbar sein, denen Sie die Informationen mitteilen wollen.

    Das Prinzip von BKMS® besteht darin, die Identität des Hinweisgebers zu schützen. Die Anonymitätsfunktion des Systems ist zertifiziert und kann von Ihnen jederzeit überprüft werden

    Verschlüsselungen und sonstige spezielle Sicherheitsmaßnahmen sorgen dafür, dass Ihre Meldung jederzeit anonym bleibt. Zu keinem Zeitpunkt während des Prozesses werden Sie aufgefordert, persönliche Daten anzugeben.

    Der für Ihre Meldung zuständige Bearbeiter wird Sie über Ihren geschützten Postkasten (siehe FAQ 6) kontaktieren, um Sie über den Stand Ihrer Meldung auf dem Laufenden zu halten oder weitere Fragen zu stellen, sofern bestimmte Punkte einer Klärung bedürfen – Ihre Anonymität bleibt während dieses Vorgangs jederzeit gewahrt. 

    Nein!

    Solange Sie nachvollziehbare Gründe haben, anzunehmen, dass die gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt Ihrer Meldung der Wahrheit entsprochen haben, müssen Sie keine Vergeltungsmaßnahmen als Konsequenz aus Ihrer Meldung fürchten und jeder diesbezügliche Versuch würde für sich genommen als schwerwiegender Compliance-Verstoß gewertet. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie aufgrund Ihrer Meldung eingeschüchtert werden oder Vergeltungsmaßnahmen gegen Sie ergriffen werden, melden Sie sich bitte über das Hinweisgeber-Portal. Solche Einschüchterungen oder Vergeltungsmaßnahmen werden ebenfalls geprüft und gegebenenfalls gemäß den oben beschriebenen Verfahren weiter untersucht.

    Im umgekehrten Fall gilt, dass auch die vorsätzliche Abgabe einer falschen Meldung einen ernsten Compliance-Verstoß darstellt und schwerwiegende strafrechtliche und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

    Im umgekehrten Fall kann der Verdacht auf einen Compliance-Verstoß durch eine andere Person schwerwiegende Folgen für die Betroffenen haben. Aus diesem Grund ist das Hinweisgeber-Portal verantwortungsvoll zu nutzen. Hinweisgeber sind angehalten, nur Hinweise zu geben, von deren Richtigkeit sie nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt sind. Die vorsätzliche Abgabe einer falschen Meldung stellt einen ernsten Compliance-Verstoß dar und kann schwerwiegende strafrechtliche und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

    Weitere Informationen

    Für Ihre Due Diligence Prüfung stellen wir Ihnen folgende Dokumente und Links zur Verfügung.
    Für Rückfragen können Sie sich gerne an uns wenden.
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