Coupa
E-Procurement bei Munich Re
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Vorteile der Coupa Beschaffungsplattform
Bestellungen
Bestellungen
Für die Bestellübermittlung stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, deren Einsatz einen geringen oder höheren Implementierungsaufwand mit sich bringen. Die Auswahl der geeigneten Option lässt sich am besten anhand der Anzahl der Transaktionen messen. Unabhängig davon, für welche Art der Anbindung Sie sich entscheiden – weder Munich Re noch Coupa stellen Ihnen Kosten für die Zusammenarbeit in Rechnung.
Bestellübermittlung per E-Mail
Die Bestellübermittlung per E-Mail ist der Standardweg zum Versand einer Purchase Order. Eine Schaltfläche ermöglicht Ihnen den Zugang zum CSP (Coupa Supplier Portal), um via PO-flip eine elektronische Rechnung an uns zu senden.
Bestellübermittlung per CSP (Coupa Supplier Portal)
Die Plattform des CSP bietet Ihnen ein umfangreiches Onlineangebot zur Abwicklung von Transaktionen. Für die einmalige Anmeldung lassen wir Ihnen gern eine Einladung zukommen. Auf diese Weise sind Ihr Unternehmen und Munich Re direkt miteinander verbunden. Nach der Anmeldung im CSP haben Sie unter anderem die Möglichkeit alle Bestellungen und deren Status online einzusehen, Kataloge und Stammdaten zu pflegen oder Aufträge zu bestätigen.
Bestellübermittlung via cXML (direkte Verbindung)
CXML (commerce eXtensible Markup Language) ist ein Protokoll zum Austausch von Daten und stellt eine direkte Verbindung zwischen Ihrem und unserem ERP-System dar. Auf diese Weise werden Bestell- und Rechnungsdaten automatisch, elektronisch ausgetauscht. Die Anbindung via cXML erfordert einen höheren Integrationsaufwand und empfiehlt sich daher bei einem hohen Transaktionsvolumen (mehr als 100 Bestellungen pro Woche).
Rechnungen
Rechnungen
Der Einsatz von Coupa soll nicht nur einen effizienten Bestellprozess ermöglichen, sondern auch sicherstellen, dass Ihre Rechnungen schnell verarbeitet und beglichen werden. Mit Coupa können Sie Ihre Rechnungen auch elektronisch an Munich Re übermitteln. Das sichert eine Übertragung Ihrer Daten in wenigen Sekunden und unterstützt die automatische Rechnungsverarbeitung. Für die Überstellung Ihrer Rechnung stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung, die wir Ihnen nachfolgend gern näher erläutern möchten. Bei keiner der drei Varianten fallen zusätzliche Kosten für Sie an.
Informationen zur Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland
Elektronische Rechnungen (E-Invoicing) werden in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend sein. In unserem Downloadbereich stellen wir Ihnen ein Dokument zur Verfügung, in dem wir Sie über den aktuellen Stand bei Munich Re zu diesem Thema informieren.
Rechnungsstellung per E-MAIL (PDF)
Für den Rechnungsversand via E-Mail schicken Sie Munich Re Ihre Rechnung als PDF an ein vorgegebenes E-Mail-Poolpostfach (Invoices-MRM@munichre.com). Bitte schicken Sie je Rechnung inkl. Anhängen ein PDF.
Diese Art der Rechnungsstellung ist die Aufwändigste - Zahlungen erfolgen hier in der Regel später. Schneller erhalten Sie Ihre Zahlung mit den beiden folgenden Varianten:
Rechnungsstellung per CSP (Coupa Supplier Portal)
Die Plattform des CSP bietet Ihnen ein umfangreiches Onlineangebot zur Abwicklung von Transaktionen. Für die einmalige Anmeldung lassen wir Ihnen gern eine Einladung zukommen. Auf diese Weise sind Ihr Unternehmen und Munich Re direkt miteinander verbunden. Nach der Anmeldung können Sie Ihre Rechnung ganz einfach über das Coupa Supplier Portal versenden, indem Sie aus der zugehörigen Bestellung eine Rechnung generieren. Im Portal können Sie zudem den Bearbeitungsstatus Ihrer Rechnung jederzeit einsehen und nachverfolgen. Auch Gutschriften können auf diese Weise erstellt werden. Wir empfehlen diese Anbindungsmöglichkeit, wenn Sie mehr als eine Rechnung pro Woche an uns senden.
Rechnungsstellung via cXML (direkte Verbindung)
CXML (commerce eXtensible Markup Language) ist ein Protokoll zum Austausch von Daten und stellt eine direkte Verbindung zwischen Ihrem und unserem ERP-System dar. Für die Einrichtung der elektronischen Rechnungsübertragung in Coupa müssen cXML-Rechnungen im Lieferantenstammsatz zugelassen und 5 Parameter (Lieferanten-Domäne und -Identität, Empfänger-Domäne und -Identität und Passwort) hinterlegt werden. Danach ist Coupa bereit, Rechnungen des Lieferanten als elektronische Datensätze zu empfangen. Da die Anbindung via cXML einen höheren Integrationsaufwand erfordert, empfehlen wir diese Variante, wenn Sie mehr als 10 Rechnungen pro Woche an Munich Re senden.
Kataloge
Katalogmanagement
Coupa bietet dem Anforderer ein Shopping-Erlebnis, das an das herkömmliche Online-Shopping angelehnt ist und dementsprechend zu einer intuitiven Nutzung des Systems bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen führt. Über die Suchfunktion werden vergleichbare Ergebnisse mit Bildern und Preisen aufgelistet, die anschließend ausgewählt und in den Warenkorb gelegt werden können. Um diese Suchergebnisse zu generieren, müssen im System die entsprechenden Artikel in Form von statischen Katalogen angelegt werden. Hierfür stehen dem Lieferanten und Munich Re zwei unterschiedliche Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung, die wir Ihnen nachfolgend gern näher erläutern möchten. Eine dritte Variante des Katalogmanagements kann über einen Punchout Katalog erfolgen.
Upload via CSV-Datei
Für die Nutzung eines statischen Kataloges ist vom Lieferanten zunächst eine CSV-Datei mit definiertem Satzaufbau zu erstellen. Diese Datei kann vom Lieferanten im Coupa Supplier Portal hochgeladen und freigegeben oder per E-Mail an Munich Re übermittelt werden. Im ersten Fall wird der Katalog durch den Lieferanten elektronisch an das Coupa-System von Munich Re übermittelt und muss dort vom zuständigen Einkäufer freigegeben werden. Im zweiten Fall lädt ein Mitarbeiter von Munich Re den Katalog in Coupa hoch und gibt ihn frei. In beiden Fällen erfolgt eine Verknüpfung von Katalog und Vertrag auf Artikelebene. Für welche Art des Uploads Sie sich entscheiden, definieren wir gern im persönlichen Gespräch mit Ihnen.
Manuelle Anlage und Pflege im CSP (COUPA SUPPLIER PORTAL)
Auch im CSP haben Sie die Möglichkeit, Kataloge anzulegen und zu pflegen. Als Vorlage stehen Ihnen die oben genannten CSV Dateien in Form von Formularen zur Verfügung, die Sie auf Artikelebene ausfüllen und speichern. Diese Art der Anbindung ist bei der Erstellung eines Kataloges für Lieferanten empfehlenswert, die eine geringe Anzahl an Artikeln aufweisen. Für die Pflege bestehender Kataloge eignet sich das CSP auch für Kataloge mit einer größeren Anzahl an Artikeln.
In beiden Fällen ist im persönlichen Gespräch zu definieren, ob Sie als Lieferant oder Munich Re die Anlage und Pflege Ihrer Katalogartikel übernimmt.
Übermittlung via cXML (Punchout Katalog)
Eine weitere Möglichkeit Ihre Artikel in Coupa für den Anforderer verfügbar zu machen, ist die Anbindung über einen so genannten Punchout Katalog. Hierbei wird der Anforderer im Beschaffungsprozess aus der Coupa-Instanz von Munich Re auf die Website des Lieferanten weitergeleitet – der User befindet sich damit im Online-Shop des Lieferanten. Hier steht dem Anforderer ein vertraglich vereinbartes Sortiment inklusive aller verhandelten Preise zur Verfügung. Nachdem der Mitarbeiter die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen in den Warenkorb gelegt hat, wird er beim auschecken an der Kasse wieder in die Munich Re-Coupa-Instanz zurückgeleitet, wo die Bestellung abgeschlossen werden kann. Diese Anbindungsmethode eignet sich für Lieferanten mit einer sehr großen Anzahl an Artikeln (mehr als 100 Artikel). Wir möchten Sie an dieser Stelle aber darauf hinweisen, dass die Artikel eines Punchout Kataloges nicht in den Suchergebnissen aufgelistet werden. Lediglich der Onlineshop wird am Ende der Suchergebnisse angezeigt, der dann aktiv vom Anforderer aufgerufen werden muss.
Stammdaten
Anlage und Pflege von Stammdaten
Für einen reibungslosen Procure-to-Pay-Prozess ist eine aktuelle und konsistente Datengrundlage unerlässlich. Um diese zu garantieren, haben Sie die Möglichkeit Ihre Stammdaten im CSP eigenständig zu pflegen oder die Aktualisierung über unser Procurement-Team abzuwickeln.
Anlage und Änderung über das CSP (COUPA SUPPLIER PORTAL)
Wenn Sie mit Munich Re über das CSP verbunden sind, haben Sie die Möglichkeit Ihre kreditorischen Stammdaten eigenständig im Portal zu hinterlegen und zu pflegen. Alle Änderungen werden anschließend an das Munich Re-Procurement-Team übertragen und durch unsere Mitarbeiter überprüft. Auf diese Weise wird ein vier-Augen-Prinzip zur Sicherstellung der Korrektheit der eingegebenen Daten und zur Verhinderung von Betrugsversuchen gewährleistet.
Anlage und Pflege durch Munich Re
Wenn Sie das CSP nicht nutzen, können Sie Ihre Daten auch über unser Procurement Team aktualisieren lassen. Unsere Mitarbeiter nehmen alle nötigen Änderungen Ihrer Kreditorenstammdaten in der Coupa-Instanz vor, sodass Ihre Rechnungen schnellstmöglich und sicher gezahlt werden können.
FAQ
Das Coupa Supplier Portal (CSP)
Wo erhalte ich Hilfe und Unterstützung zu allen Fragen rund um Coupa?
Bei Fragen zum Registrierungs- / Onboarding-Prozess wenden Sie sich bitte an unser Supplier Enablement Team. Sie erreichen uns per E-Mail: CoupaSupplierAdaption@munichre.com
Bei Fragen zu Bestellungen und Rechnungen wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Sie erreichen uns per E-Mail: MRM-CoupaSupport@munichre.com
Wie viel kostet es, dem Lieferanten Portal CSP beizutreten?
Wo kann ich mich für das CSP registrieren?
Bitte kontaktieren Sie unseren operativen Einkauf. Momentan ist es nur für Lieferanten mit einer bestehenden Geschäftsbeziehung mit Munich Re möglich, sich - für Munich Re - zu registrieren.
Sie können sich jedoch auf der Seite des Coupa-Portals jederzeit und unabhängig von Munich Re selbst registrieren und sich ein öffentliches Profil anlegen.
Dies ist die Webseite des Coupa-Portals: http://supplier.coupahost.com.
Wo kann ich mich im CSP einloggen?
Wie kann ich meinen Account im CSP löschen?
Warum erhalte ich die E-Mails zum Zurücksetzen meines Passwortes nicht?
Warum erhalte ich die Fehlermeldung „nicht autorisiertes oder abgelaufenes Konto“?
Was kann ich machen, wenn ich die Fehlermeldung „Es tut uns leid, aber etwas ist schief gegangen“ erhalte?
Wie kann ich mich wieder einloggen, wenn ich den Code meiner Zwei-Faktor-Authentifizierung vergessen habe?
Arbeiten mit dem CSP
Wie aktiviere ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung?
Wie deaktiviere ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung?
Wie erkenne ich, ob ich mit Munich Re verbunden bin?
Was mache ich, wenn ich mit Munich Re über Coupa verbunden bin und ein weiterer Kunde mit mir über das CSP arbeiten möchte?
Wenn der Kunde die Coupa Version 18 (und aufwärts) nutzt, kann er Sie im Coupa Supplier Portal-Verzeichnis finden und sich mit Ihnen verbinden.
Wenn Sie Ihrem neuen Coupa-Kunden dieselbe E-Mailadresse zur Verfügung stellen, mit der Sie bereits im CSP arbeiten, kann dieser Ihnen eine Einladung zum Coupa Portal senden. Sobald Sie die neue Verbindungsanforderung bestätigen, sind Sie mit Ihrem neuen und Ihrem bisherigen Kunden verbunden.
Warum kann ich Munich Re in meiner Kundenliste im CSP nicht finden?
Wie kann ich einen weiteren Nutzer für das CSP freischalten?
Warum habe ich keinen Zugang zu meinen Bestellungen / Rechnungen?
Rechnungen
Wie erstelle ich eine Rechnung?
Kann ich eine Rechnung ohne Bestellbezug erstellen?
Wie kann ich eine Rechnung an Munich Re übermitteln?
Für die Übermittlung Ihrer Rechnung stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
- Rechnungen per Mail versenden (PDF)
- Rechnungen über das CSP versenden
- Rechnungen via cXML versenden
Weitere Informationen zur Rechnungsübermittlung finden Sie auf unserer Website oder im Coupa Manual in unserem Downloadbereich. Gern können Sie uns auch kontaktieren, um eine geeignete Art der Anbindung für Sie zu bestimmen.
Warum kann ich keine cXML Rechnungen senden?
Woher weiß ich, ob meine Rechnung im System erfasst wurde?
Muss ich buchhalterische Informationen auf der cXML Rechnung mit angeben?
Wie kann ich eine bereits abgerechnete Rechnung gutschreiben oder stornieren?
Wie kann ich einen Teilanspruch auf eine Rechnung geltend machen?
Wieso kann ich eine Rechnung nicht bearbeiten, stornieren oder löschen?
Sobald eine Rechnung an den Lieferanten abgesendet wurde, kann diese nicht mehr verändert werden. Das sichert die Integrität im Rechnungsverarbeitungsprozess. Sie haben folgende Optionen:
- Bitten Sie Munich Re darum, die eingegangene Rechnung zu stornieren oder zu löschen. Dann können Sie eine neue Rechnung erstellen
- Erstellen Sie eine Gutschrift, die Munich Re den ursprünglichen Wert gutschreibt und erstellen Sie dann eine neue Rechnung.