Informationen zum Datenschutz für Geschäftspartner, Dienstleister und Interessenten

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie als Geschäftspartner, Dienstleister oder Interessenten über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach der Art der Geschäftsbeziehung oder Dienstleistung. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft
Aktiengesellschaft in München
Königinstr. 107
80802 München

Telefon: +49 (89) 38 91- 22 55
Telefax: +49 (89) 39 91 7 22 55
E-Mail: contact@munichre.com

Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Er ist per Post unter der zuvor genannten Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter oder per E-Mail an datenschutz@munichre.com zu erreichen.

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mitteilen. Zudem verarbeiten wir im erforderlichen Umfang personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Unternehmensveröffentlichungen, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen der Munich Re Rückversicherungsgruppe berechtigt übermittelt werden. Relevante personenbezogene Daten sind im Wesentlichen Ihre beruflichen Kontaktdaten, Ihre berufliche Funktion, die mit Ihnen geführte geschäftliche Kommunikation und die dabei anfallenden Daten sowie ggf. Ihre beruflichen Interessensgebiete.

3. Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften

a. zur Erfüllung von (vor-)vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Beendigung von Rückversicherungsvereinbarungen in allen Versicherungszweigen, im Zusammenhang mit sonstigen Dienstleistungen oder bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (vor allem Ihre beruflichen Kontaktdaten), insbesondere um mit Ihnen in Verbindung zu treten (einschließlich Videokonferenzsysteme) und zur Kommunikation mit Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen. Die Daten werden insbesondere in unseren Kontaktverwaltungssystemen verarbeitet. Zusätzlich haben Sie in einzelnen Systemen die Möglichkeit, zu Daten einzugeben (z.B. Chats im Rahmen der Online-Kommunikation) und Dokumente hochzuladen.

b. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung der Geschäftsbeziehung  hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele sind:

• der digitale oder postalische Versand von Grußkarten an Geschäftspartner, beispielsweise zu Weihnachten oder zu einem Firmenjubiläum.
• der postalisch Versand von Broschüren und Flyern an Geschäftspartner, um sie zu aktuellen Themen rund um Munich Re zu informieren
• Weitergabe von Daten in der Munich Re Rückversicherungsgruppe in unseren Kontaktverwaltungssystemen
• Ermitteln von Ansprechpartnern in öffentlich zugänglichen Quellen.
• Erfassen von Daten, die wir benötigen um eine Teilnahme an Online-Veranstaltungen zu ermöglichen (z.B. Registrierungs- und Chatdaten)
• technische Daten der elektronischen Kommunikation und des Datenaustausches (z.B. Logdaten)

c. aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben, bildet diese die Grundlage unserer Verarbeitung. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO (also vor dem 25. Mai 2018) uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Solche Einwilligungen betreffen insbesondere

• die Teilnahme an anonymen und personalisierten Umfragen zur Verbesserung unserer Servicequalität oder im Rahmen von Veranstaltungen und Seminaren z.B. zur der Auswahl der passenden Themen oder Referenten. Umfragen unterstützen uns dabei, unsere Kommunikationsmedien, z.B. unsere Website, Ihren Bedürfnissen anzupassen. Diese Umfragen sind freiwillig.
• den Versand von Newslettern, um Sie regelmäßig über relevante und interessante Neuigkeiten von Munich Re zu informieren. Wenn Sie einen auf unserer Internetseite angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie weitere Informationen. Dies ermöglicht uns zu überprüfen, ob Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Wir verwenden ihre Daten für den Versand der von Ihnen angeforderten Informationen. Am Ende jedes Newsletters befindet sich ein „Abmelden“ Link. Über diesen können Sie sich vom jeweiligen Newsletter abmelden oder generell der Nutzung Ihrer Daten widersprechen
• die Information über oder Einladungen zu Events und Seminaren. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen Einladungen zu Veranstaltungen zuzusenden, die für Sie und Ihre Arbeit relevant sein könnten. Wenn Sie sich für ein Seminar oder eine Veranstaltung anmelden, versorgen wir Sie mit den nötigen Informationen rund um die Veranstaltung oder das Seminar. Dazu gehören u.a. E-Mails zum Anmeldeprozess, zum Veranstaltungsort und Programm, sowie Umfragen zum Verlauf des Seminars. Ihre Angaben zur Anmeldung zu einem Seminar oder einer Veranstaltung speichern wir in unseren Kontaktverwaltungssystemen.
• Der Versand von Informationen auf Basis Ihrer uns mitgeteilten Interessen. Bei der Anmeldung für einen bestimmten Newsletter können Sie ihre individuellen Interessensgebiete angeben (z. B. „Internet der Dinge“, „Cyber“, „Lebensversicherung“). Mit Hilfe dieser Angaben können wir Ihnen gezielter Informationen zusenden. Dies kann in Form eines Newsletters geschehen oder beispielsweise mit Einladungen zu für Sie relevanten Veranstaltungen.
• Informationen durch personalisierte Cookies. Soweit Sie uns Ihre Einwilligung zum Zusammenführen Ihrer Daten und zur Erstellung eines Interessenprofils gegeben haben, speichern wir Ihre Angaben und Interessen und führen diese zu einem Interessenprofil zusammen. Dafür setzen wir im Anschluss personalisierte Cookies ein. Dies erlaubt es uns Sie persönlich bei der Nutzung unserer digitalen Medien (z.B. unserer Internetseiten) erkennen zu können und Ihnen noch relevantere und auf Sie zugeschnittene Informationen bereitstellen zu können. Cookies sind kleine Dateien, welche die Darstellung und Bedienung unserer Website steuern. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Natürlich können Sie die Cookies jederzeit in den Einstellungen Ihres Internetbrowsers löschen. Beispiele:
  
  • Haben Sie angegeben, dass Sie sich für das Themengebiet „Internet der Dinge“ interessieren, können wir Ihnen dazu interessantes Informationsmaterial wie z.B. einen Newsletter oder einen Flyer zukommen lassen. Natürlich können Sie sich jederzeit davon abmelden.
    
  • Indem wir Sie und Ihre Interessen durch personalisierte Links in Newslettern oder auf der Internetseite erkennen, können wir Ihnen noch relevantere und interessantere Informationen zur Verfügung stellen. Sollten Sie sich zu einem unserer allgemeinen Newsletter angemeldet haben und auf einen Link im Newsletter klicken, erkennen wir, welches Thema Sie besonders interessiert. Unsere Internetseiten werden dann ggf. speziell auf Sie zugeschnitten, damit Sie noch leichter und schneller an für Sie relevante Informationen gelangen.
    
  • Wenn wir Ihre Interessen kennen, können wir Sie ggf. zu für Sie interessanten Veranstaltungen oder Seminaren einladen. Indem wir wissen, welche Teile eines Events oder Seminars Sie besuchen, können wir diese künftig noch interessanter gestalten oder Sie gezielter mit passenden Informationen versorgen. Im Rahmen von Veranstaltungen führen wir auch freiwillige Umfragen durch. Ihr persönliches Feedback hilft uns u.a. bei der Auswahl der passenden Themen oder Referenten.
    
• Wenn Sie keine Zusammenführung Ihrer Daten (Profilbildung) wünschen, können Sie die Einwilligung dazu ablehnen oder später ohne Gründe widerrufen. Im Falle einer Ablehnung oder eines Widerrufs werden wir Ihre Daten selbstverständlich nicht zu einem Interessenprofil zusammenführen. Das bedeutet, dass wir Sie gegebenenfalls nicht als Interessenten bestimmter Themengebieten zuordnen können und Sie keine zielgerichteten Informationen erhalten. 

Die erforderlichen personenbezogenen Daten wie Ihre Interessen und Einwilligungen zum Erhalt eines Newsletters, Einladungen zu Veranstaltungen und Seminaren, Teilnahme an Umfragen, Zustimmung zur Profilbildung oder sonstige Einwilligungserklärungen speichern wir in unseren Kontaktverwaltungssystemen. Ihre Einwilligungserklärungen werden dort dokumentiert und können auf Ihren Wunsch hin abgerufen werden.

d. aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO)

Ihre Daten verarbeiten wir zudem, um unsere rechtlichen Pflichten erfüllen zu können, z.B. aufgrund aufsichtsrechtlicher Vorgaben oder beim Abgleich Ihrer Daten mit sog. Sanktionslisten, um Rechtsvorschriften zur Terrorismusbekämpfung (z. B. EU-Verordnung 2580/2001) zu genügen.

4. Wer erhält Ihre Daten? An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten gegebenenfalls weiter?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vorgenannten Zwecke brauchen.

Externe Dienstleister:
Wir bedienen uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil externer Dienstleister. Die Einbindung von Dienstleistern ist beispielsweise im Rahmen der inhaltlichen Erstellung der Internetpräsenz und für den Versand von Newslettern erforderlich. Mit diesen Dienstleistern haben wir entsprechende Datenschutzvereinbarungen abgeschlossen.
Dienstleister, die wir zur Übersendung Ihrer erbetenen Informationen (z. B. Auskünfte per Brief, Zusendung von elektronischen Newsletters) einschalten, erhalten die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten. Die Kategorien von Dienstleistern finden Sie hier.

Gesellschaften der Munich Re Rückversicherungsgruppe:
Zugriff auf den Inhalt der Kontaktverwaltungssysteme haben nur berechtigte Mitarbeiter unserer weltweiten Rückversicherungsorganisation.

5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im AktG, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren).

6. Wie übermitteln wir Daten ins außereuropäische Ausland?

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, wenn dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien vorhanden sind (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder eine Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission).

Die Unternehmen der Munich Re Rückversicherungsgruppe haben sich auf verbindliche unternehmensinterne Regelungen für Datenschutz verpflichtet (sog. Binding Corporate Rules: https://www.munichre.com/content/dam/munichre/global/content-pieces/documents/Binding-Corporate-Rules-de.pdf/_jcr_content/renditions/original.media_file.download_attachment.file/Binding-Corporate-Rules-de.pdf ). Damit sind bei diesen Gruppenunternehmen weltweit angemessene Datenschutzgarantien sichergestellt. Detaillierte Information dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie über die oben genannten Kontaktinformationen anfordern.

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben neben dem Widerspruchsrecht ein Recht auf Auskunft und – unter bestimmten Voraussetzungen – auf Berichtigung oder auf Löschung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Von Ihnen bereit gestellte Daten stellen wir auf Wunsch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung. Zur Wahrnehmung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

Widerspruchsrecht
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegend zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits. Auch nach einer erteilten Einwilligung haben Sie das Recht, diese zukünftig und ohne Nachteile zu widerrufen.

8. Möchten Sie sich über den Umgang mit Ihren Daten beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht,
Promenade 27, 91522 Ansbach,
Telefon: +49 (0) 981 53 1300,
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de oder
https://www.lda.bayern.de/de/kontakt.html

9. Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Um Ihnen z. B. erwünschte Informationen, angeforderte Newsletter oder Einladungen zu Veranstaltungen zuzusenden, benötigen wir von Ihnen personenbezogene Daten. Ohne diese Daten können die gewünschten Leistungen seitens Munich Re nicht erbracht werden.